面接希望日は調整できる?メール・電話による伝え方のポイント


面接希望日は調整できる?


書類選考を通過し、企業から面接日程について連絡が来たら、「貴社に入社したいので、すぐに面接へ行けます!」という熱意を伝えるチャンスです。企業から提示された日程に合わせることが基本ですが、日程を調整する必要がある場合はどのように対応すべきか紹介します。

 

■日程調整の考え方
企業が提示した日程の都合が悪いと、企業からは「他の企業との面談を優先している」・「熱意がない」と捉えられてしまうかもしれません。特に最終面接の場合は、管理者や経営者が面接に参加するため、企業側も苦労して日程を調整しています。その日程で面接ができないということは、日程を調整した人事担当者だけでなく、管理者や経営者にもネガティブな印象を与えてしまいます。特に第一希望の企業や、志望度の高い企業では、企業から提示された日程の中から、面接日を調整するようにしましょう。

 

■日程調整を行う場合とは?
面接日程の調整は、企業から提示された日程に合わせることが基本ですが、第一希望の企業との面接日と被っている・日程を動かせない予定があるなど、どうしても調整の必要がある場合にのみ、日程の調整を打診してみましょう。

メールでの伝え方のポイント


■日程調整のマナー
日程調整に時間をとってしまうと、ライバルに先を越されてしまうこともあります。企業からは、返信の早さ=熱意として捉えてもらえるため、連絡が来たらすぐに回答しましょう。どうしてもすぐに回答できない場合は、何日以内に回答できるかを伝えるようにしてください。

 

■複数の候補日を提示する
企業へ日程調整を依頼する際のポイントは、なるべく少ないやり取りで、すばやく日程を確定させることです。そのために、複数(3つ以上)の候補日を提示するようにしてください。こちらから提示した日程が合わず、何度もやり取りをすることで企業に無駄な時間をとらせないことが重要です。

 

■メールで日程調整する際の例文

メールの文面には、せっかく企業に調整してもらった日程に対応出来ないことへの謝罪と、日程変更について相手が納得する理由(通院、法事、出張など、日程を変更できない用事)を添えるようにしましょう。

 

(例文)
株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(名前)と申します。
この度は、面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご連絡いただきました日程におきまして、家族の通院付き添いのため、都合がつかない状況でございます。
私の都合で大変申し訳ありませんが、以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
 ●月●日(●)終日
 ●月●日(●)●時~
 ●月●日(●)●時~▲時(面接終了希望)
お忙しい中、お手数となり恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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(署名)名前
電話番号:○○○-△△△△-○○○○
メールアドレス:○○○@△△△.jp

面接終了後に他の予定がある場合などは、面接の終了希望時間を記載しましょう。「◯時~△時(面接終了希望)」と記載すると、記載された時間が面接の開始時間なのか、終了時間なのかがわかりやすくなります。

電話での伝え方のポイント


電話で面接日の調整を行うことで、その場で双方の複数の日程を確認でき、日程調整を効率的にできる場合があります。ここでは、電話での日程調整のポイントを紹介します。

 

電話のマナー
企業からの電話に出られなかった場合は、可能な限り早く折り返すようようにしましょう。メールと同様、回答までの早さが熱意として伝わります。また、明るく元気な声で、ハキハキ話すと、明るい印象を与えられます。電話をする際は、企業の都合を考え、営業時間外やお昼休みなどを避けるように心掛けてください。外出先から電話をする場合は、周囲がうるさくないかを確認し、面接の日程を間違えないよう、メモを取れる環境を整えてから電話しましょう。

 

電話での日程調整の流れ【会話例】
電話では、手短に重要なことを伝えて、担当者の時間を奪わないように心掛けてください。

(会話例)
お忙しいところ失礼致します。私、御社の採用試験へ応募している、○○と申します。面接の日程調整のためにご連絡いたしました。ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者が電話に出たら)
お忙しいところ失礼致します。私、御社の採用試験へ応募している、○○と申します。先ほどは、面接の日程についてご連絡いただきありがとうございました。大変申し訳ございませんが、出張の予定が入ったため、ご提示いただきました日程にお伺いすることが難しい状況です。身勝手なお願いで恐縮ですが、他の日程にて面接を実施いただくことは可能でしょうか。月●日▲時面接開始、または●月●日▲時面接開始~▲時面接終了ですと、お伺いすることが可能です。ご都合はいかがでしょうか。

(電話終了時)
この度は、日程をご調整いただきありがとうございました。それでは、●月●日▲時にお伺いいたします。本日は、お忙しい中お時間をいただきありがとうございました。

面接日までの過ごし方


面接日が決まったら、面接に向けての準備が重要です。企業のことを理解し、自分のアピールポイントを明確にすることでライバルに差をつけましょう!

 

■応募書類に記載したことの確認
応募書類に記載したことと、面接で話すことが矛盾しないように、応募書類へ記載したことを確認しておきましょう。面接では、書類に記載したことを深堀りされる質問が想定されます。自己PRに関連する、前職での実績やエピソードを事前に整理しておきましょう。

 

■仕事研究、企業研究をしておく
面接では、その企業の商品・サービスや企業理念などを理解しているかどうかで、企業への熱意が伝わります。また、企業情報だけでなく、その企業がどんな人材を求めているのかを調べることが重要です。自己PRの内容が完璧でも、自分の発揮したい強みと、企業の求める人材像が異なっていると、採用のチャンスを逃してしまいます。求人票を見ているだけでは、仕事研究・企業研究は進みません。企業のホームページや先輩社員の声などを確認するようにしましょう。各業界の紹介や働いている人の声を掲載しているWEBサイトを見ることもおススメです。

 

業界・職種の全体像を調べるなら:就職情報提供サイトJob Tag(じょぶたぐ)

リンク:https://shigoto.mhlw.go.jp/User/

個別の業界・職種を調べるなら:ジョブカフェ「お仕事研究」

リンク:お仕事研究 | ジョブカフェ (shigotokan.com)

 

■面接の練習をする
面接を突破するには練習が大切です。「ハローワーク」や「ジョブカフェ」では模擬面接ができるほか、魅力的な自己PRの伝え方や、企業の求める人材像に合わせたアピールの仕方を相談員と一緒に考えられます。 

まとめ


面接の日程調整では、企業の提示した日程に合わせることが基本です。志望度の高い企業との面接日程の調整や、日程を動かせない予定がある場合など、どうしても日程調整が必要な場合のみ、企業が納得できる理由を添えて複数の候補日を伝えて調整してください。丁寧で分かりやすいメール文面や電話への明るい受け答えで、企業へ好印象を与えましょう。